KSeF nie działa - jak wystawiać faktury w trybie offline24 i podczas awarii systemu?

Brak dostępu do Internetu, przerwa serwisowa albo awaria Krajowego Systemu e-Faktur nie oznaczają, że firma musi wstrzymać sprzedaż. KSeF przewiduje szczególne procedury, które pozwalają wystawić fakturę poza systemem i — w większości przypadków — przesłać ją później. Kluczowe jest jednak rozróżnienie trybu offline24, niedostępności KSeF, awarii systemu oraz awarii całkowitej, ponieważ każdy z tych przypadków wiąże się z innym terminem i sposobem postępowania.

Czy można wystawiać faktury, gdy KSeF nie działa?

Tak. Przedsiębiorca może kontynuować wystawianie faktur nawet wtedy, gdy nie ma możliwości przesłania dokumentu do KSeF w czasie rzeczywistym.

W zależności od przyczyny problemu zastosowanie może mieć:

• tryb offline24,
• tryb offline związany z ogłoszoną niedostępnością KSeF,
• tryb awaryjny,
• procedura obowiązująca podczas awarii całkowitej.

Pojęcia te nie są zamienne. Różnią się przede wszystkim:

• powodem wystawienia faktury poza KSeF,
• sposobem ogłoszenia niedostępności lub awarii,
• terminem późniejszego przesłania dokumentu,
• sposobem przekazania faktury nabywcy,
• zasadami stosowania kodów QR.

Prawidłowe rozpoznanie sytuacji ma bezpośredni wpływ na to, ile czasu firma ma na przesłanie faktury do KSeF.

Czym jest tryb offline24?

Tryb offline24 pozwala przygotować fakturę poza KSeF i przesłać ją do systemu później. Może być wykorzystywany między innymi wtedy, gdy:

• firma nie ma dostępu do Internetu,
• połączenie jest niestabilne,
• występuje problem techniczny po stronie używanego oprogramowania,
• czas odpowiedzi KSeF utrudnia bieżącą obsługę sprzedaży,
• przedsiębiorca chce skorzystać z trybu offline w ramach własnej organizacji pracy.

Z trybu offline24 może korzystać każdy podatnik. Nie trzeba czekać na oficjalny komunikat Ministerstwa Finansów o niedostępności lub awarii systemu.

Faktura wystawiona w tym trybie:

• musi mieć postać elektroniczną,
• musi być zgodna z aktualną strukturą logiczną FA(3),
• powinna zostać przesłana do KSeF niezwłocznie,
• musi zostać przesłana najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.

Jeżeli faktura została wystawiona w piątek, a poniedziałek jest dniem roboczym, termin jej przesłania do KSeF upływa w poniedziałek.

Czy offline24 oznacza możliwość wystawienia zwykłego pliku PDF?

Nie. Tryb offline24 nie oznacza powrotu do dowolnej formy faktury elektronicznej.

Dokument musi zostać przygotowany zgodnie ze strukturą logiczną FA(3), czyli w formacie wymaganym przez KSeF. PDF może być jedynie wizualizacją danych faktury, ale nie zastępuje właściwego pliku XML, który należy później przesłać do systemu.

Program finansowo-księgowy lub ERP powinien więc:

• utworzyć prawidłowy plik XML,
• zachować go w lokalnej kolejce wysyłkowej,
• oznaczyć dokument jako oczekujący na przesłanie,
• wysłać go do KSeF w ustawowym terminie,
• pobrać numer KSeF oraz status przetwarzania.

Samo zapisanie dokumentu jako PDF nie spełnia wymagań trybu offline24.

Co oznacza niedostępność KSeF?

Niedostępność KSeF to sytuacja oficjalnie ogłoszona przez Ministerstwo Finansów, najczęściej związana z zaplanowanymi pracami serwisowymi.

Informacja o niedostępności jest publikowana:

• w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów,
• za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego KSeF.

W czasie ogłoszonej niedostępności każdy podatnik może wystawić fakturę poza systemem. Dokument nadal musi mieć postać elektroniczną i być zgodny ze strukturą FA(3).

Różnica względem offline24 dotyczy przede wszystkim terminu wysyłki. Fakturę należy przesłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności.

Czym różni się awaria KSeF od niedostępności?

Awaria KSeF jest zdarzeniem nieplanowanym, które uniemożliwia prawidłowe korzystanie z systemu. Komunikaty o jej rozpoczęciu i zakończeniu są publikowane w BIP Ministerstwa Finansów oraz w oprogramowaniu interfejsowym.

Podczas ogłoszonej awarii przedsiębiorca:

• przygotowuje fakturę zgodnie ze strukturą FA(3),
• wystawia ją w postaci elektronicznej,
• przekazuje ją nabywcy w uzgodniony sposób,
• przesyła ją później do KSeF.

Na dosłanie dokumentu jest więcej czasu niż w trybie offline24. Fakturę należy przesłać do KSeF najpóźniej w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.

Jeżeli w tym okresie zostanie ogłoszona kolejna awaria, termin liczy się od dnia zakończenia tej kolejnej awarii.

Czym jest awaria całkowita KSeF?

Awaria całkowita to sytuacja nadzwyczajna, w której nie jest możliwe normalne działanie KSeF, a komunikat o problemie jest przekazywany za pomocą środków społecznego przekazu.

W czasie awarii całkowitej fakturę można wystawić:

• w postaci papierowej,
• jako zwykłą fakturę elektroniczną.

W takim przypadku przedsiębiorca:

• nie musi stosować struktury FA(3),
• nie przesyła później faktury do KSeF,
• przekazuje dokument nabywcy poza systemem, na przykład osobiście albo pocztą elektroniczną,
• nie umieszcza na fakturze kodów QR właściwych dla trybów offline.

To najważniejsza różnica między awarią całkowitą a pozostałymi trybami szczególnymi. W offline24, podczas niedostępności i zwykłej awarii faktura jest co do zasady później dosyłana do KSeF. Dokument wystawiony podczas awarii całkowitej pozostaje poza systemem.

Jakie są terminy przesyłania faktur do KSeF?

Najważniejsze terminy można zapamiętać w następujący sposób:

• offline24 – najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia faktury,
• ogłoszona niedostępność KSeF – najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności,
• ogłoszona awaria KSeF – najpóźniej w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii,
• awaria całkowita – faktury nie przesyła się do KSeF po zakończeniu awarii.

Terminy powinny być kontrolowane automatycznie. Ręczne odkładanie dokumentów „do późniejszego wysłania” zwiększa ryzyko pominięcia faktury lub przekroczenia ustawowego terminu.

Jaka jest data wystawienia faktury offline?

W trybie offline24, podczas ogłoszonej niedostępności oraz w trybie awaryjnym datą wystawienia jest data wskazana przez podatnika w polu P_1 struktury FA(3).

Nie musi być ona taka sama jak dzień, w którym KSeF nada fakturze numer.

Przykładowo:

• fakturę wystawiono w trybie offline24 10 lipca,
• dokument przesłano do KSeF 11 lipca,
• numer KSeF został nadany 11 lipca,
• datą wystawienia pozostaje 10 lipca.

System ERP powinien przechowywać zarówno datę wystawienia, jak i informację o dacie przyjęcia dokumentu przez KSeF.

Jak nabywca otrzymuje fakturę wystawioną w trybie offline24?

W przypadku krajowego podatnika VAT, czynnego lub zwolnionego, faktura wystawiona w trybie offline24 jest co do zasady otrzymywana za pośrednictwem KSeF po przesłaniu jej do systemu i nadaniu numeru KSeF.

Jeżeli nabywcą jest podmiot, któremu fakturę przekazuje się poza KSeF — na przykład konsument, podmiot zagraniczny albo nabywca bez NIP — dokument udostępnia się w uzgodniony sposób.

Może to być między innymi:

• plik elektroniczny,
• wydruk,
• dokument przekazany pocztą elektroniczną,
• inna forma uzgodniona z odbiorcą.

Sposób przekazania dokumentu trzeba odróżnić od obowiązku późniejszego przesłania danych faktury do KSeF.

Kiedy faktura offline musi zawierać dwa kody QR?

Jeżeli faktura wystawiona w trybie offline24, podczas niedostępności albo awarii jest przekazywana poza KSeF przed przesłaniem jej do systemu, może wymagać oznaczenia dwoma kodami QR:

• kodem z napisem OFFLINE,
• kodem z napisem CERTYFIKAT.

Pierwszy kod służy do identyfikacji i weryfikacji danych dokumentu. Drugi pozwala potwierdzić tożsamość wystawcy i autentyczność faktury.

Do wygenerowania kodu oznaczonego jako CERTYFIKAT potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2.

Po przesłaniu faktury do KSeF i nadaniu jej numeru wizualizacja dokumentu używana poza systemem zawiera już jeden kod QR z numerem KSeF.

Podczas awarii całkowitej kodów QR nie stosuje się, ponieważ dokument nie jest później przesyłany do KSeF.

Co się stanie, jeśli podczas offline24 zostanie ogłoszona awaria?

Może zdarzyć się sytuacja, w której przedsiębiorca wystawi fakturę w trybie offline24, ale przed upływem terminu jej przesłania zostanie oficjalnie ogłoszona awaria KSeF.

W takim przypadku termin zmienia się. Fakturę należy przesłać do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.

Jeżeli natomiast zostanie ogłoszona awaria całkowita, dokumentu nie dosyła się później do KSeF.

System obsługujący faktury powinien więc nie tylko zapisywać datę wystawienia dokumentu, ale także uwzględniać oficjalne komunikaty o aktualnym stanie KSeF.

Czy w trybie offline24 można wystawić fakturę korygującą?

Tak. Fakturę korygującą również można wystawić w trybie offline24.

Należy jednak pamiętać, że jeżeli korekta dotyczy faktury pierwotnej, która sama została wystawiona offline i nie otrzymała jeszcze numeru KSeF, najpierw trzeba przesłać do systemu fakturę pierwotną.

Dopiero po nadaniu jej numeru KSeF można prawidłowo wystawić fakturę korygującą zawierającą odniesienie do korygowanego dokumentu.

Oznacza to, że system powinien pilnować kolejności wysyłki:

• najpierw faktura pierwotna,
• następnie jej korekta.

Co firma powinna przygotować przed wystąpieniem awarii?

Procedury awaryjne powinny być przygotowane wcześniej. Gdy system przestaje działać, nie powinno się dopiero ustalać, kto odpowiada za dokumenty, gdzie są zapisywane ani jak zostaną później wysłane.

Firma powinna przygotować:

• certyfikat KSeF typu 2,
• program ERP obsługujący wystawianie faktur offline,
• lokalną kolejkę dokumentów oczekujących na wysyłkę,
• automatyczne ponawianie połączenia z KSeF,
• kontrolę terminów dla poszczególnych trybów,
• rejestr faktur wystawionych poza systemem,
• procedurę postępowania po ogłoszeniu niedostępności lub awarii,
• sposób przekazywania dokumentów odbiorcom,
• powiadomienia o fakturach niewysłanych lub odrzuconych,
• osobę odpowiedzialną za sprawdzenie kompletności wysyłki po przywróceniu systemu.

Największym ryzykiem nie jest samo wystawienie faktury offline, lecz utrata kontroli nad dokumentem oczekującym na przesłanie.

Jak powinien działać system ERP w trybie offline?

Dobrze przygotowany system ERP powinien umożliwić dalszą pracę bez ręcznego przenoszenia danych między aplikacjami.

Przykładowy proces może wyglądać następująco:

• użytkownik wystawia fakturę w systemie ERP,
• dokument zostaje wygenerowany zgodnie ze strukturą FA(3),
• faktura trafia do kolejki oczekującej na wysyłkę,
• system zapisuje tryb wystawienia i właściwy termin,
• po odzyskaniu połączenia następuje automatyczna próba przesłania,
• KSeF nadaje dokumentowi numer,
• system pobiera status oraz UPO,
• informacje zwrotne są zapisywane przy odpowiednim dokumencie,
• błędy trafiają do kolejki wymagającej reakcji użytkownika.

Takie podejście pozwala zachować ciągłość sprzedaży i ogranicza ryzyko przekroczenia terminu.

Jak KSeF Linker pomaga podczas niedostępności systemu?

KSeF Linker automatyzuje wymianę danych między KSeF a systemami Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL.

W praktyce rozwiązanie może wspierać przedsiębiorstwo poprzez:

• kontrolę faktur oczekujących na przesłanie,
• automatyczne ponawianie komunikacji z KSeF,
• pobieranie numerów KSeF i UPO,
• zapisywanie statusów bezpośrednio w systemie ERP,
• wykrywanie dokumentów odrzuconych,
• wysyłanie powiadomień o błędach,
• ograniczenie ryzyka pominięcia faktury,
• uporządkowanie obsługi dokumentów wystawionych offline.

Dzięki temu chwilowy brak połączenia z KSeF nie musi oznaczać zatrzymania pracy działu sprzedaży lub księgowości.

Podsumowanie

Brak dostępu do KSeF nie blokuje możliwości wystawiania faktur. Przedsiębiorca musi jednak prawidłowo ustalić, który tryb ma zastosowanie, i zachować właściwy termin przesłania dokumentu.

W trybie offline24 fakturę trzeba przesłać najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu. Podczas oficjalnej niedostępności termin upływa w następnym dniu roboczym po jej zakończeniu. W przypadku ogłoszonej awarii dokument należy dosłać w ciągu 7 dni roboczych. Tylko faktury wystawione podczas awarii całkowitej pozostają poza KSeF.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wcześniejsze przygotowanie certyfikatu typu 2, procedur awaryjnych i systemu, który automatycznie kontroluje kolejkę dokumentów. Integracja KSeF Linker z Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL pozwala zachować ciągłość pracy oraz ograniczyć ręczną obsługę faktur w sytuacjach awaryjnych.